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行政人员如何管理好办公室?

发布日期:2014-12-23

 
     
    行政管理工作内容主要包括4大部分:关系、内勤、外联、制度。 

    一、人际关系
          1、处理好上级领导的关系;2、处理好同事之间的关系;
          3、协调同事之间的矛盾;4、处理好物资供应商的关系。
    二、内勤包括                 1、制度的制定和执行推动     2、日常办公事务管理      3、办公物品管理 
         4、文书资料管理        5、档案管理      6、会议管理       7、涉外事务管理 
         8、生活福利              9、车辆             10、安全卫生 
     三、外联事务 
         1、礼貌接待来访人员; 
         2、服务好老客户,也不能怠慢新客户;
         3、 把关采购物资质量,服务态度。
     四、做好行政管理 
         1、明确岗位职责。日常办公事务管理包括日常事务的计划安排、组织实施、信息沟通、协调控制、检查总
结和奖励惩罚等方面的管理工作;办公物品管理包括办公物品的发放、使用、保管、采购以及相应制度的制定;
文书资料管理包括印信管理、公文管理、档案管理、书刊管理;会议管理包括会前准备、会中服务、会后工作;
其他事务视具体情况而定。作为行政部门就要按岗位职责明确分工,保证每项工作有人抓。
         2、加强沟通。沟通包括纵向沟通和横向沟通。纵向沟通分为与上级沟通和与下级部门沟通。与上级沟通主
要是充分领悟上级领导的意图,把握住方向,同时将自己和下级部门的观点很好的传达给上级,这需要行政人员
有观察分析能力和表达能力。与下级沟通主要是执行上级的决定以及收集整理下级部门各项信息,这需要较强的
应变能力和组织能力。横向沟通包括公司内部相关部门和外界媒体政府机关等等。在传达精神及布置工作任务及
协调各部门工作时,务必真诚、谦虚。与外界沟通需要较强的适应能力和自我控制能力。
         3、注重信息的收集和整理,并及时提供给管理者。信息包括企业外部信息和内部信息。外部信息具体包
括:国家相关政策法规;社会习惯、风俗、时尚变化;市场需求、消费结构、消费层次的变化;竞争企业信息;
科学技术发展信息;突发事件等。内部信息具体包括财务状况;生产状况;产销状况;采购、库存信息;设备
的使用和管理;人才资源等。作为一名行政管理人员最重要的是要及时了解企业内部情况发展变化和国家政府
机关相关政策和法律规定的变化。
          4、培育传播企业文化。在企业中,仅仅用薪金留人是不够的,还要用企业文化去吸引、感化人。也就是
我们通常所说的人文管理。公司“诚信、友善、宽容”的企业文化很具特色,很有代表性,非常符合企业的特点。
通过企业文化的建设不断促进企业的快速发展。企业文体的建设包括:
         (1)组织结构清晰,战略导向明确。分工明确,这是企业发展的基础。企业不仅应该有近期目标,更要有
远期规划。行政管理人员应该协助企业管理者制定一个好的组织结构,并制定近、远期战略目标,从而形成一个
完善的团结的团队。
          (2)建立完善的绩效评价标准,形成公平、竞争的平台。管理者不完全控制员工做事情的方式,而去衡量
做事情的结果,使任何人员能上能下。
          (3)注重企业形象建设。包括物质形象和精神形象。物质形象包括司容、司貌、技术装备、产品、服务设
施等。精神形象包括员工精神面貌、企业风格、人文环境等。让工作“生活化”。
          (4)重视人才,用企业的发展凝聚人,用榜样激励人,用员工成才教育人。企业在给员工发展空间的同
时,注重提供给员工再学习机会。可以开展相应的活动让员工进行职业生涯设计,让每个员工都能对未来都充
满信心,对公司有认同感和归属感。 
            5、踏踏实实地去执行。完善成熟的制度有了,即定目标有了,关键就是要做好。要做好执行需要注意
          (1)什么事情该做,该怎么做。
          (2)如何更好更快完成该做的事情。
          (3)清除所有障碍。
          (4)形成企业执行的制度和文化,让执行影响到每个员工。只要我们把行政管理工作做到位、做深入、做
细致,每个人都来参与管理,那么,这样公司才会发展得更快,走得更远。

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